プライバシーポリシー

1. 事業者情報

名称：特定非営利活動法人トイミッケ
お問い合わせ窓口：info@toimikke.org

2. 取得する情報

本サービスでは、申請書の作成にあたり、氏名・住所・生年月日・連絡先などの基本情報のほか、生活の状況・健康状態・収入・資産・家族関係・生活困窮に至った経緯など、要配慮個人情報を含む情報を、ご利用者ご自身の入力によって取得します。身分証明書の画像を添付いただく場合もあります。

3. 利用目的

取得した情報は、生活保護の申請書および関連書類（状況説明書等）を作成する目的のために利用します。ご利用者が「オンラインで申請する（FAX送信）」または「支援団体に申請の記録を預ける」を選択した場合は、あわせて、申請後の窓口同行・相談・不服審査請求などの支援を行う目的のために、申請内容を当団体の記録として保存し利用します。これらの目的以外には利用しません。

4. 外部サービスへの提供と外国への移転

申請書の文章の下書きを自動作成するため、入力内容の一部を、AIサービスを通じて処理します。この処理では、以下の外部事業者に情報が送信されます。これらの事業者のサーバーは米国に所在するため、外国への個人データの移転が行われます。

• OpenAI, L.L.C.（米国）：文章生成のためのAI（GPT）。OpenAIは、APIを通じて送信された内容をAIの学習には使用しません。不正利用の監視のために最大30日間保管したのち削除されます（法令上の保存義務がある場合を除く）。
• Dify（LangGenius, Inc. 提供のクラウド、米国）：AI処理を仲介するサービス。アプリのデータは米国のサーバーに保管されます。当団体からの請求により削除できます。

また、ご利用者がオンラインFAX送信機能を利用する場合、作成した申請書PDFは、オンラインFAX事業者である株式会社エディックワークス（faximoSilver、日本国内）を通じて、ご利用者が選択した福祉事務所へ送信されます。

ご利用者が「オンラインで申請する（FAX送信）」または「支援団体に申請の記録を預ける」を選択した場合、入力内容（身分証明書の画像および申請書PDFを除く）は、当団体が業務管理に利用するクラウドサービスkintone（サイボウズ株式会社、日本国内）に保存されます。サイボウズ株式会社は当団体の委託先としてデータを保管するのみで、その内容を利用することはありません。

上記以外に、法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者へ個人情報を提供することはありません。

5. 保存期間

当団体は、本サービスで入力された申請内容や添付画像を、当団体のサーバーに保存しません。作成された申請書PDFは、ご利用者ご自身の端末にダウンロードされます。「PDFをダウンロード（自分で持っていく）」を選択した場合、当団体に記録は残りません。オンラインFAX送信をご利用の場合、送信した申請書PDFは、FAX事業者（株式会社エディックワークス）の送信履歴として最大60日間保持され、その後削除されます。AI処理を担う外部事業者における保管については、前項に記載のとおりです。

「オンラインで申請する（FAX送信）」または「支援団体に申請の記録を預ける」を選択して当団体の記録（kintone）に保存された申請内容は、支援の目的に必要な期間保存し、ご本人から削除のお申し出があった場合は、法令上の保存義務がある場合を除き、速やかに削除します。閲覧できるのは当団体の支援担当者に限ります。

6. 安全管理措置

本サービスは、通信の暗号化（HTTPS）により、入力内容を保護します。取り扱う情報を必要最小限にとどめ、当団体のサーバー上に個人データを保存しない設計とすることで、情報漏えいのリスクを抑えています。

7. ご利用者の権利・同意について

本サービスのご利用（要配慮個人情報の取得、および上記の外国への移転を含む外部サービスへの提供）は、ご利用者の同意にもとづきます。同意は任意であり、同意されない場合は本サービスをご利用いただけませんが、お住まいの地域の福祉事務所の窓口で直接申請することができます。情報の取り扱いに関するお問い合わせは、上記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

8. 本ポリシーの変更

本ポリシーの内容は、必要に応じて変更することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上でお知らせします。